El Servicio de banquetes Catherine es una pequeña empresa que provee servicios de alimentos, recepciones y banquetes para reuniones de negocios y sociales como comidas formales y bodas. El amor de Catherine por la cocina y su talento para preparar platillos finos inspiraron este negocio. Al principio era una pequeña empresa con unos cuantos empleados que trabajaban en pequeños proyectos. Catherine se reunía con los clientes para determinar el número de personas, el tipo de alimentos y demás información necesaria para dar servicio a un evento. Su reputación como excelente proveedora de banquetes de alta calidad hizo aumentar su volumen de negocios. Gracias a la construcción de un nuevo centro de convenciones y a la próspera comunidad comercial en la ciudad, aumentó el número de eventos de servicio de banquetes. Catherine administraba el negocio mediante el uso de hojas de cálculo y un procesador de palabras, pero se le dificultaba estar al tanto de las interminables llamadas telefónicas sobre los tipos de comida disponibles, los cambios en el número de invitados que iban a asistir al evento y la disponibilidad de artículos especiales, como platillos de comida vegetariana, bajos en calorías o en carbohidratos, etc. La decisión de Catherine de contratar varios empleados de medio tiempo para cocinar y ayudar en los eventos complicó la programación del personal, proceso que estaba abrumando al nuevo gerente de recursos humanos. Catherine decidió contratar una empresa de consultoría de TI y negocios para ayudarla a lidiar con los problemas a los que se enfrentaba su empresa de servicio de banquetes.
Después de realizar varias entrevistas y observar al personal clave, los consultores encontraron las siguientes cuestiones:
- El chef principal hacía un pedido de provisiones por evento. Los proveedores podrían ofrecer descuentos si se pidieran cantidades mayores de una sola vez para todos los eventos que se llevaran a cabo en cierto periodo.
- A menudo los clientes llamaban para cambiar el número de invitados para un evento, y algunos de esos cambios se realizaban sólo uno o dos días antes del día programado para el evento.
- Catherine y su personal requerían demasiado tiempo para atender cada solicitud de servicio; aproximadamente el 60 por ciento de las llamadas terminaba contratando los servicios.
- Algunas veces no había disponibilidad de empleados por conflictos de horario, y algunos eventos no contaban con el suficiente personal. Las quejas sobre la puntualidad del servicio se estaban haciendo más frecuentes.
5 Catherine no tiene información sintetizada en cuanto al número de eventos y los tipos de comidas. Sería conveniente contar con información sobre las tendencias para ayudarle a guiar a sus clientes a la hora de elegir sus platillos.
- Por lo general, los eventos se llevan a cabo en hoteles u otros salones que proveen servicios de vajilla, mesas y sillas. Hay problemas en cuanto a tener suficientes meseros debido a los cambios en el número de invitados.
De la Imagen observe las ponderaciones a la derecha, las cuales representan un promedio de las asignadas por cada empleado. Los objetivos coinciden con los problemas. Cada objetivo se utiliza para crear los requerimientos de los usuarios.
Después, estos requerimientos se utilizan para crear casos de uso y un diagrama de casos de uso, o procesos del diagrama de flujo de datos. Cada objetivo puede crear uno o más requerimientos de usuario o varios objetivos pueden crear uno o tal vez ningún caso de uso (no es común crear casos de uso para informes simples), o cada requerimiento puede crear un proceso de diagrama de flujo de datos. Los requerimientos de los usuarios para el Servicio de banquetes de Catherine son:
- Crear un sitio Web dinámico para permitir que los clientes actuales y potenciales obtengan información y precios de los servicios y productos ofrecidos.
- Permitir que los clientes actuales y potenciales envíen una solicitud con sus elecciones de servicio de banquete, y que la solicitud se canalice a un gerente de cuentas.
- Agregar clientes a la base de datos de clientes, asignarles un ID de usuario y una contraseña para que tengan acceso a sus proyectos.
- Crear un sitio Web para que los clientes puedan ver y actualizar el número de invitados para un evento, y restringir los cambios al número de invitados cuando falten menos de cinco días para que se lleve a cabo el evento.
- Obtener o crear software para comunicarse directamente con el personal de las instalaciones de los eventos.
- Crear o comprar un sistema de recursos humanos para programar los horarios de los empleados de medio tiempo, de manera que la administración pueda agregar empleados y programarlos mediante el uso de varias restricciones.
- Proveer consultas o informes con información sintetizada.
Cada requerimiento se puede utilizar para crear un plan de prueba preliminar. Como al inicio hay pocos detalles disponibles, el plan de prueba se revisará a medida que avance el proyecto. El siguiente podría ser un plan de prueba simple para el Servicio de banquetes de Catherine:
- Diseñar datos de prueba que permitan a los clientes ver cada uno de los distintos tipos de productos.
- Probar que efectivamente se haya introducido una solicitud de servicio de banquete con datos válidos, así como cada una de las posibles condiciones de datos inválidos (definiremos los datos más adelante). Asegúrese de que la solicitud se canalice al gerente de cuentas apropiado.
- Probar que todos los campos de datos pasen todos los criterios de validación para cada campo. Probar datos reales para asegurar que se agreguen los clientes a la base de datos de clientes y que se les asigne un ID de usuario y una contraseña correctamente.
- Crear un plan de prueba para verificar que los clientes puedan ver la información de los eventos. Probar que no se puedan realizar actualizaciones cuando falten 5 días o menos para el evento. Diseñar datos de prueba que permitan verificar que se actualice en forma correcta el número de invitados para un evento.
- Probar que el software funcione correctamente para comunicarse en forma directa con el personal de las instalaciones de los eventos.
- Probar el sistema de recursos humanos para programar los horarios de los empleados de medio tiempo y verificar que éstos se agreguen correctamente, además de verificar que se detecten y reporten todos los valores inválidos para cada campo. Verificar que el software de programación de horarios realice actualizaciones válidas y detectar las entradas inválidas.
- Verificar que todas las consultas o informes funcionen correctamente y contengan la información de resumen correcta.