En realidad lo admiramos”, dice Paul LeGon. Como analista de sistemas, usted recibió una invitación para ayudar a Pyramid, Inc., una empresa editorial pequeña e independiente que se especializa en libros de portada rústica que están fuera de la corriente dominante en la industria editorial.
Paul continúa: “Manejamos lo que algunos consideran temas marginales. Usted sabe, el poder de la pirámide, las profecías del fin del mundo y cómo vivir en forma más saludable si pensamos en el color rosa. Algunas veces cuando las personas ven nuestros libros, sólo sacuden su cabeza y dicen: ‘Hmm… un tema poco común’. Pero no somos esclavos de ninguna filosofía en especial, y hemos tenido mucho éxito. Tanto así que como tengo 24 años, la gente me llama el ‘niño rey’”. Paul se detiene para descifrar su reacción. Paul continúa: “Estoy en la cima como presidente y las áreas funcionales como editorial, contabilidad, producción y marketing están bajo mi cargo”.
Ceil Toom, asistente de Paul, quien ha estado escuchando en silencio hasta ahora, irrumpe con sus comentarios: “Los últimos expertos en sistemas que hicieron un proyecto para nosotros recomendaron la creación de comités de enlace para los empleados entre los departamentos de contabilidad, producción y marketing, de manera que pudiéramos compartir el inventario recién computarizado y las cifras de ventas entre toda la organización. Ellos argumentaban que los comités de este tipo podrían reducir la duplicación innecesaria de los resultados, y que cada área funcional se integraría de una mejor manera con el resto de la empresa”.
Paul entra en la historia y dice: “Estuvo bien por lo menos durante un tiempo y los empleados compartieron información, pero la razón por la que usted está aquí es que los empleados decían que no tenían tiempo para las reuniones de los comités y no se sentían cómodos al compartir información con las personas de otros departamentos que estaban más arriba de lo que ellos estaban aquí en Pyramid”.
Preguntas
De acuerdo con Paul y Ceil,
1. ¿Cuáles fueron los efectos de instalar un sistema de información administrativa en Pyramid, Inc. en el que las personas tenían que compartir información en formas que no eran consistentes con su estructura?
Entiendo que un poco desorganización o como que no entendían que trabajando en conjunto podrían llegar a solucionar los problemas más rápido también genero conflicto entre los trabajadores que buscaban hacer predominar su forma de trabajo de cada uno, si darse cuenta que todos las áreas necesitan de todas las ares entre sí para poder tener y facilitar información necesaria para los trabajos a resolver.
Se presentó desorden en el cumplimiento de las funciones de los empleados generando conflicto entre las diferentes estructuras jerárquicas.
Una completa desorganización de la información, los empleados no se adaptan a este modo de trabajo ya que no quieren trabajar de manera conjunta y en vez de beneficiar a la empresa generaran perdidas.
Gracias al sistema se pudo apreciar que las áreas funcionales de la empresa como contabilidad, producción y marketing no confiaban unas en otras dando como resultado de que la implementación del sistema fallara , debito a que estas se negaban en compartir información con las áreas superiores dentro de la organización Pyramid
CLARAMENTE ESTA, PUES LOS EFECTOS FUERON LA INCOMODIDAD POR PARTE DE LOS EMPLEADOS QUE NO QUERIAN BRINDAR INFORMACION CON LA GENTE QUE TENIAN MAS CARGOS QUE ELLOS, APARTE ESTO PODRIA REDUCIR LA DUPLICACION INNECESARIA DE LOS RESULTADOS, PERO SI CADA AREA SE INTEGRARIA DE UNA MEJOR MANERA CON EL RESTO DE LA EMPRESA
Los efectos producidos fueron:
La desorganización de la información en la empresa.
Conflicto con los empleados de las diferentes estructuras jerárquicas de la organización.
Se presentó desorden en le complimiento de las funciones de los empleados
Insatisfacción en los clientes. Dependiendo del nivel jerárquico de la empresa. se le aplique el sistema enfocándose a la parte interna de cada comité de manera que cada uno cumpla sus funciones a cabalidad y que cada uno maneje la información internamente y de forma específica para que los demás comités no tengan que manejar directamente información de otros.
Los empleados ya no se sentían cómodos compartir con los otros departamentos, ya que tener reuniones entre los departamentos les quitaba tiempo de trabajo .
Unos de los efectos fueron:
– Problemas con los empleados al compartir información con las personas de otros departamentos que estaban más arriba que ellos.
– Los empleados no tenían tiempo para las reuniones de comité.
Los efectos producidos fueron:
La desorganización de la información dentro de la empresa. Ya que todas las áreas apostaban por un trabajo individual y no colectivo. La información no era compartida porque los empleados consideraban que solo ellos podían manejarla o entenderla y que no tenía ningún sentido compartir información que otras áreas no entenderían o interpretarían.
Conflicto entre empleados de las diferentes estructuras jerárquicas de la empresa por la información no compartida.
Desorden en el cumplimiento de las funciones de los empleados
Dependiendo del nivel de jerarquía de la empresa se le aplique el sistema enfocado al interior de cada comité de manera que cada uno cumpla sus funciones y que cada comité maneje su información internamente y de forma efectiva, y no manejen información de otros comités.
Comunicación y mente abierta de los integrantes de la organización.
Integridad de las diferentes áreas de la organización así como disposición para entregar información solicitada por algún trabajador para realizar alguna labor pedida.
1. la desorganización de la información en la Organización.
2. Conflicto entre los empleados de diferentes Áreas de la empresa
3. Se presentó desorden en el complimiento de las funciones de los empleados
4. Insatisfacción en los clientes
2. Proponga algunas formas generales de resolver este problema, de manera que los empleados de Pyramid puedan obtener las cifras de ventas e inventario que necesitan.
Debe de haber un enlace entre las diferentes áreas beneficiando así a la empresa.
Debe de existir una buena comunicación entre el gerente y su personal, dando soluciones a los problemas que se presenten.
Integrarse mas como equipo buscando el beneficio de la empresa.
Proponer un sistema en el cual cada área tengo su propio espacio y dentro de este asignar a un miembro de cada área, con la finalidad de obtener la información correcta, para después asignar a un grupo de especialista los cuales analizaran la información final de cada área con el fin de obtener los datos necesarios para reducir la duplicación de resultados.
EN LO PERSONAL, PUES UNA DE LAS MANERAS SERIA QUE PARA QUE LOS EMPLEADOS PUEDAN SENTIRSE IDENTIFICADOS CON LA EMPRESA, SERIA BRINDARLE ESA INFORMACION A TRAVEZ DE UN CORREO ELECTRONICO, QUE LE LLEGUE A CADA UNO A SUS CORREOS DE COMO VA LA EMPRESA, EL INVENTARIO Y LAS CIFRAS DE VENTA, PARA QUE ELLOS MISMOS SE DEN CUENTA DE LA PROBLEMÁTICA QUE SURGE EN LA EMPRESA Y PUEDAN VER SI SON EFICIENTES EN SU TRABAJO Y QUE MEDIDAS PUEDAN TOMAR PARA EL ÉXITO DE LA EMPRESA.
Una de las formas sería implementar un software que permita la obtención a los resultados establecidos como las cifras de ventas e inventario que lo empleados necesitan para no generar ningún percance en la empresa.
Otra forma sería una respectiva capacitación a los empleados en cada área funcional y así se generalice de forma normal.
Depende de la jerarquía de la empresa instalar un sistema en cada área donde los empleados puedan sentirse bien al hacer su trabajo y cada uno pueda mantener la información internamente, para que así las otras áreas no tengan que manejar la información de ellos. Y puedan cumplir sus funciones correctamente.
Reestructuración organizacional, donde queden bien definidas las áreas y sus jerarquías
Establecer las políticas y funciones de la organización
Definir la organización como un sistema, donde todas las áreas deben trabajar en conjunto.
Implantación de un sistema de información ERP
la creación de comités de enlace para los empleados entre los departamentos de contabilidad, producción y marketing, de manera que puedan trabajar y compartir el inventario y ventas . y que cada área de la empresa se integre de una mejor manera con otras áreas de la empresa
Algunas formas serian:
– Comunicación y mente abierta de los integrantes de la organización.
– Integridad de las diferentes áreas de la organización así como disposición para entregar información solicitada por algún trabajador para realizar alguna labor pedida.
– Reuniones semanales entre los trabajadores de las diferentes áreas para informar avances y proporcionar sugerencias de cómo mejorar la comunicación y el trabajo en equipo.
– Realizar actividades recreativas antes de iniciar los trabajos con los integrantes de la organización.
Que los empleados se dediquen a sus labores y los supervisores se encarguen de informarles los cambios realizados o los problemas que hay y así puedan trabajar cómodamente