Todavía no sé qué haremos con las hojas rosas”, admitió Richard Russel. “Son parte de un formulario cuadruplicado que se puede separar. Todo lo que sé es que debemos conservarlas para el archivista, para que las archive cuando tenga tiempo”. Richard es un ejecutivo de cuenta junior recién contratado para Carbon, Carbon & Rippy, una casa de bolsa. Usted trata de recorrer los pasos que él lleva a cabo para hacer “oficial” una compra de acciones, ya que su jefe le pidió a usted que optimizara el proceso encargado de almacenar y recuperar la información de compra de acciones en el sistema computacional.
Después de que usted se va, Richard sigue pensando en los formularios de color rosa. Le dice a su empleado, Harry Schultz: “En los dos meses que llevo aquí, nunca he visto a alguien que utilice esas hojas rosa. Me hacen perder mi tiempo y el tuyo, sin mencionar todo el espacio requerido para archivarlas. Vamos a tirarlas”. Richard y Harry se ponen a abrir todos los archivos antiguos que mantenía el predecesor de Richard y tiran todos los formularios de color rosa archivados, junto con los que se habían acumulado pero aún no se habían archivado. Les lleva horas, pero hacen mucho espacio. “En definitiva valió la pena”, asegura Richard a Harry.
Tres semanas después. Una asistente del jefe de Richard llamada Carol Vaness aparece. Richard está feliz de ver una cara conocida y la saluda: “Hola Carol, ¿qué hay de nuevo?”. “Lo mismo de siempre”, suspira Carol. “Bueno, creo que no es lo mismo para ti, ya que eres el nuevo. Pero necesito todos esos molestos formularios de color rosa”. Casi entrando en shock, Richard intercambia miradas con Harry y después murmura: “Estás bromeando, ¿verdad?” Carol se ve más seria de lo que nunca pensó Richard que fuera posible, y contesta: “Sin bromas. Sintetizo todos los formularios de color rosa de todos los corredores de bolsa y después comparo mis totales con la información computarizada sobre las compras de acciones. Es parte de nuestra auditoría rutinaria de tres meses para mantener la precisión de nuestras transacciones. Mi trabajo depende del tuyo. ¿Acaso la señorita McCue no te explicó eso cuando empezaste?”.
Preguntas
1. ¿Qué concepto de sistemas ignoraron Richard y Harry cuando tiraron los formularios de color rosa?
Para los sistemas necesitamos información, y como un sistema necesita de un conjunto de partes ellos echaron a perder parte del sistema.
Los errores en este caso fueron el no preguntar si podían deshacerse de esos documentos y la falta de comunicación entre los compañeros para decirle que las hojas rosa eran documentos importantes y también como tal deberían estar mejor asegurados donde no puedan tener acceso personas no autorizadas.
Procesamiento y almacenamiento de información, ignoraron este concepto al votar las copias rosas ya que esta información era útil para cualquier subsistema.
olvidaron el control operacional y el control administrativo al tirar las hojas rosas y no prever que las usarían en un futuro y que además dependían de más personas su uso y solo pensaron que hacía estorbo.
IGNORARON EL CONCEPTO SISTEMATICO YA QUE , NO LO VIO COMO UNA UTILIDAD EN LA EMPRESA EN GENERAL, SINO COMO UN ESTORBO , LO CUAL PERJUDICO A LA ASISTENTE QUE CADA 3 MESES TENIA QUE HACER UNA AUDITORIA PARA VER LA PRECISION DE LAS TRANSACCIONES EN LA EMPRESA , OBVIAMENTE NO LE HABIAN COMUNICADO A RICHARD SOBRE ESO PERO COMO YA IBA 2 MESES EN LA EMPRESA PUES SU PERSPECTIVA PENSO QUE SERIA MEJOR BOTARLOS YA QUE IBA A UTILIZAR ESPACIO Y LE HACIAN PERDER MUCHO TIEMPO.
Olvidaron el concepto de almacenamiento, de compras de acciones y archivo, para saber cuál era la finalidad de las hojas rosas, además de la falta un sistema de planeación y control para llevar a cabo sus procedimientos correctamente, en los cuales la retroalimentación de puestos y procedimientos era importante para conocer el flujo. También lo cual no supieron sobrevalorar la información que en un futuro le podria resultar beneficioso a la empresa.
olvidaron el concepto de almacenamiento de archivo, al eliminar los formularios sin saber la información que tenían estas o si están archivadas o no y que tan importantes podría ser para la misma empresa
Olvidaron de que los papeles de color rosa eran importantes en otras áreas de la empresa y ellos lo votaron por el simple hecho de que le quitaban tiempo y espacio para archivalos.
Dentro de las organizaciones hay una serie de subsistemas que interactúan entre si y son interdependientes, entonces Richard y Harry ignoraron este concepto al botar los formularios de color rosa, ya que la información que pidió Carol, la asistenta del jefe de Richard, era muy importante para los subsistemas de la organización, pues era información de todos los corredores de bolsa, información que Carol trabajaría para comparar sus totales con la información computarizada sobre las compras de acciones, siendo este un trabajo de auditoria rutinaria que realizaba la empresa con el objetivo de mantener precisas sus transacciones. Y que simplemente Richard y Harry no le dieron la importancia y lo vieron como un montón de papeles que les estorbaba.
Dentro de las organizaciones hay una serie de subsistemas que interactúan entre si y son interdependientes
Ignoraron todo el trabajo que un equipo realizo durante 3 meses para mantener la precisión de transacciones, simplemente Tiraron las hojas solo porque les parecían una pérdida de tiempo y ocupaban espacio, sin saber que esta información era útil para cualquiera de los subsistemas de la Organización
2. ¿Cuáles son las posibles ramificaciones para los analistas de sistemas si se ignoran los conceptos generales de sistemas?
La principal y más importante sería que tu sistema no estaría del todo completo, además fallaría en un momento determinado ya que no están siguiendo un a proceso.
Se genera pérdida de tiempo y recursos al no considerar todas las partes que componen el sistema
Perdida de información
Caos en la organización
Perdida de la comunicación entre los integrantes de la organización
Errores en los diferentes procesos que se lleven a cabo
Retraso al momento entregar un producto
– Conflictos dentro de la empresa
– Se pueden perder información importante de la empresa
– Problemas entre compañeros
– Algunas áreas no podrán terminar bien sus trabajos
1. Perdida de información
2. Perdida de la comunicación entre los integrantes de la organización.
3. Errores en los diferentes procesos que se lleven a cabo.
4. Mala Organización
– Como sucedió en el caso anterior perdida de informacion, lo cual origina un retraso para la culminacion del trabajo.
– Errores en los procesos del trabajo por la perdida de la información y como resultado fallas en el proceso por la falta de información.
Perdida de información ,caos en la empresa ,el analista debió informarse mas sobre su trabajo que tiene que realizar